“Si no estoy encima, las cosas no se hacen”, “me entero por el cliente que tuvimos problemas con su pedido” ¿te suena familiar? Estas son algunas de las frases que escucho a diario de empresarios y que son una alerta amarilla ante la cual es necesario pisar freno, no subestimarlas y hacer algo antes que la luz amarilla pase a roja.
Guillermo y Susana dirigían una empresa industrial que había logrado un buen nivel de ventas con productos de calidad. Tenían clientes fidelizados y nuevas oportunidades de negocio. Nada haría suponer que la empresa terminaría en una crisis financiera tan grave, con un pronóstico reservado sobre su futuro.
Entre insomnios y angustias, las reuniones de los socios se centraban en buscar respuestas a una misma pregunta, una y otra vez: ¿Qué hicimos tan mal para llegar a esta situación?
Atención con el semáforo
Si pudiéramos retroceder la historia de esta empresa como si fuera una película, miraríamos con atención al semáforo interno que se lee en el día a día de la empresa: hubo una luz amarilla que se pasó por alto. El apuro, la urgencia, la informalidad de la comunicación generan una neblina que impiden ver claramente la importancia de esas advertencias.
Esa luz amarilla se prende frente a situaciones donde se escucha:
“tenemos problemas en la comunicación con el personal”
“las personas no hacen lo que tienen que hacer”
“me entero por el cliente que tuvimos problemas con su pedido”
“todos ponen excusas y se quejan todo el día”
“cada vez que pedís algo, es un problema”
“si no estoy encima de todas las cosas no se hacen”
“estamos entregando mal y los clientes no están pagando”
Cada una de las situaciones enunciadas primero se comportan como síntomas de una empresa que padece de falta de organización. Si no se hace nada a tiempo, el cuadro evoluciona con consecuencias impensadas.
Cada cosa en su lugar
Cuando hablamos de problemas de organización, nos referimos a los elementos que componen la estructura de la empresa como, por ejemplo:
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- El sistema jerárquico
- La organización de los sectores o áreas
- La distribución de tareas
- La asignación de responsabilidades
- La autonomía de las decisiones
- Las formas de comunicación
- El flujo de la información
- La definición de procedimientos
La estructura está directamente relacionada con los aspectos claves del negocio, porque es la que nos permitirá lograr los objetivos de la empresa. Por este motivo es tan importante organizar la empresa, para poder alinear, ordenar y coordinar toda la organización.
Cuando no se planifica, sino que de manera informal se van haciendo cosas, en una primera etapa puede funcionar con dificultades, pero funcionar al fin. Lo que genera una falsa seguridad a los dueños de empresa que las cosas salen igual.
Cuando se activa el semáforo con luz de alerta y no se le brinda la importancia que tiene el tema, los conflictos internos y los problemas de organización ponen en jaque a la empresa.
Guillermo y Susana comenzaron a ver que los clientes tenían múltiples reclamos por falta de gestión interna y los incumplimientos de la empresa afectó la confianza. La desconfianza creció rápidamente y esto afectó sus ventas. Los empleados comenzaron a tener conflictos por la mala comunicación entre ellos sumado a la falta de información sobre lo que tenían que realizar. Fue así como la empresa comenzó a funcionar como una cuadrilla de bomberos apagando incendios diariamente, hasta que los problemas financieros asfixiaron a toda la organización.
Empezar por el principio: organizar la empresa
No importa cuán grande o pequeña sea la empresa, siempre necesitará una estructura organizativa para lograr sus objetivos.
Cuando existen problemas de estructura, es necesario comenzar por los temas más estratégicos del negocio:
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- Claridad en los objetivos de la empresa.
- Identificación de los recursos disponibles
- Liderazgos estratégicos y operativos
- Asignación de roles y tareas
- Formas de comunicación
- Definición de la cultura
La organización de la empresa no es algo para tomar ligeramente ni para improvisar, porque el costo de hacer esto y de no organizarse es alto.
Desembarqué en la empresa de Guillermo y Susana en medio de un caos, viendo como ellos hacían el último esfuerzo para salvar su empresa. Logramos hacer un trabajo en equipo remando todos contra la marea hasta organizar la empresa. Sí, a partir de la organización de la empresa logramos salir de la zona de riesgo y solucionar muchas dificultades que se hubieran evitado mirando con atención el semáforo.
Es importante no subestimar las señales de alerta, decidirse y actuar rápidamente para encontrar soluciones en la organización ¿Reconocés alguna de estas señales en tu empresa? es tiempo de actuar, trabajemos juntos.
